Waar en door wie wilt u uw ICT behoeften laten sourcen?

De procurement fase is niets anders dan het verwerven van middelen. Het procurement traject is het selectie traject voor het identificeren van de juiste leverancier om tot een samenwerking te komen. Het goed en zorgvuldig doorlopen van een procurement fase, zowel door de klant als leverancier, is essentieel voor een succesvolle uitbesteding. Er kan sprake zijn van interne en externe procurement.

Externe procurement

Bache helpt u bij het selecteren van de juiste leverancier voor uw behoefte. Daarbij zijn niet alleen de kwaliteiten en capaciteiten van de leverancier van belang, maar ook een juiste match met uw bedrijfscultuur en -structuur. Eveneens is de landenkeuze van groot belang. Er moet rekening gehouden worden met de economische ontwikkelingen, politieke stabiliteit, bescherming van intellectueel eigendom en de IT sector binnen de landen. Bache waarborgt een juiste match in een klant-land-leverancier relatie.

Interne procurement

Er kan ook sprake zijn van interne procurement. Bij interne procurement is er sprake van het opzetten van een Shared Service Center of het intern beter aanwenden van middelen. Het selectie proces van een externe leverancier is dan niet van belang. Er kan dan gelijk overgegaan worden tot het opstellen van een Service Level Agreement en contract.

De selectie procedure 

Bij het selecteren van uw toekomstige leverancier assisteert Bache u door de volgende stappen te doorlopen:

Bache werkt met het volgende selectie model:

In het procurement traject wordt simultaan aan de leveranciers selectie de business requirements opgesteld. De requirements zijn de vereisten waaraan het product of service dient te voldoen. Deze requirements vormen de input voor de Request for Proposal. Het stelt tevens een set van vereisten op die de leverancier dient te hebben.

Bache begint met een landenselectie en van de gekozen landen wordt er een long list met mogelijke leveranciers opgesteld. Deze bedrijven voldoen aan de high level requirements, welke als input dienen voor de Request for Information (RFI). Het doel van de RFI is een duidelijk beeld te krijgen van de verschillende leveranciers in de long list. De verkregen informatie van de leveranciers wordt doormiddel van een selectie model geanalyseerd. Op basis van de analyse stelt Bache een shortlist van leveranciers op, die voor de Request for Proposal (RFP) in aanmerking komen.

In de RFP fase wordt gevraagd welke oplossing de leveranciers aanbieden voor de ontwikkeling van de te uitbesteden dienst. Op basis van de ontvangen antwoorden op de proposals, wordt een selectie gemaakt van de potentiële leveranciers. Middels het pilot project kunt u beoordelen of de leverancier inderdaad voldoet aan de in de RFP uitgewerkte verwachtingen. De vormgeving van het pilot project is geheel afhankelijk van het type werk dat wordt uitbesteed.

Nadat de selectie fasen doorlopen zijn, kan met een leverancier een contract geformaliseerd worden. Bache biedt u ondersteuning om de doelstellingen en bedrijfsinteresses, van u en uw leverancier af te stemmen. Het contract biedt dekking voor de gewenste levering en kwaliteit. Bij het contract hoort ook het opstellen van een Service Level Agreement (SLA). Via een SLA wordt een gedetailleerd plan van de overgaande werkzaamheden opgesteld. Kwaliteitseisen, management relaties, en procedures worden onder andere hierin opgenomen. De SLA helpt u om onduidelijkheden af te dekken.

Het procurement traject zorgt ervoor dat er een leverancier wordt gevonden die aan uw eisen van uitbesteding voldoet.