Het allerbelangrijkste binnen een uitbestedingstraject is te weten waar het  de organisatie nu staat en wat de doelstellingen zijn voor de toekomst. Dit kan zijn vastgelegd in de organisatiestrategie of kan worden bepaald door middel van een scan. Dit wordt ook wel de audit genoemd.

Nadat de doelstellingen zijn vastgelegd, kan worden bepaald welke activiteiten of processen uitbesteed kunnen worden. Een organisatie kan hierbij ondersteund worden door business analisten en informatieanalisten. Een business analist beantwoordt de vraag, welke processen en/of activiteiten zijn aanwezig? Een informatie analist beantwoordt de vraag, hoe zitten de processen en/of activiteiten in elkaar? Een bijkomend voordeel van het onderzoek naar de verschillende processen in de organisatie, is dat het management direct veel meer inzicht en informatie krijgt, én daardoor meer controle om de organisatie sneller bij te sturen. Dit zal gebeuren in de sourcing planning.

Nadat duidelijk is hoe processen/activiteiten in elkaar zitten en een duidelijke strategie, ook wel “business case” genoemd, is geformuleerd wat uitbesteed gaat worden en wat niet, moet er een leverancier worden gezocht die de uit te besteden diensten gaat uitvoeren.
Om een goede keuze te kunnen maken voor een leverancier die de gewenste processen/activiteiten gaat overnemen,  zal er een selectieproces van potentiële leveranciers plaatsvinden. Deze fase wordt de procurement genoemd. De selectie vindt plaats middels een “Request For Information” (RFI) en een “Request For Proposal” (RFP). Globaal gezegd, wordt bij een RFI veel potentiële leveranciers om een offerte gevraagd. Aan de hand van de binnen gekomen offertes wordt een selectie gemaakt van de leveranciers die het meeste voldoen aan de gestelde eisen. Bij een RFP worden de geselecteerde leveranciers benaderd om met een concreet voorstel te komen. Aan de hand van deze concrete voorstellen wordt uiteindelijk de leverancier gekozen om mee samen te gaan werken. 

Op dit punt aangekomen, is er helder en compleet inzicht in de te overdragen processen/activiteiten. Daarnaast is het duidelijk met welke leverancier gaat worden samengewerkt. Vanaf dit moment moet een overlegstructuur en werkproces worden ingericht tussen de organisatie en de leverancier, want de processen/activiteiten worden nu daadwerkelijk aan de leverancier overgedragen. Dit is de transitie. Het is voor de organisatie mogelijk om dit transitieproces zelf uit te voeren, maar gezien de impact op de organisatie maken veel organisaties gebruik van een ervaren projectmanager om zo’n traject te begeleiden.

Als de gewenste processen door de uitbestedingspartner zijn overgedragen aan de geselecteerde leverancier, houdt het natuurlijk niet op. De wereld verandert, dus vaak ook de processen binnen de  organisatie. Binnen het transitieproces is al een aantal zaken ondergebracht als kennismanagement, informatiemanagement en verandermanagement. Dit kan een doorlopend proces zijn, of een terugkerend item binnen de klantleverancier relatie. Dit wordt ook wel de contract management genoemd.